"I kris är en av de viktigaste åtgärderna att man har en tydlig kommunikation som informerar och minskar den oro som uppstår. "
Har du koll på vilka digitala möjligheter som finns i ditt fastighetssystem? Ämnet är såklart högaktuellt just nu och vi tänkte ge dig några tips på hur du kan ställa om från personliga möten till digital kommunikation med hyresgästerna. Vi berättar också om några av de initiativ våra kunder tagit när det gäller att hjälpa de hyresgäster som är extra utsatta i en situation som denna när samhället stänger ner.
Hyresvärdens vardag består av många personliga möten med sina kunder. De flesta har en bobutik eller kundservice där man kan få hjälp med allt från felanmälan till att hantera nycklar och avtal. Fastighetsskötare befinner sig ofta i närområdet eller utför service och besiktningar hemma hos hyresgäster. Information sprids med hjälp av lappar på anslagstavlan i trapphuset eller på den trasiga tvättmaskinen.
Så hur hanterar man som fastighetsägare när samhället stängs ner och det dagliga mötet blir något vi ska undvika? Människor isoleras i sina bostäder, kan inte ta sig ut för att handla och fler och fler blir av med sina inkomster. Bobutiken måste stänga, reparationer som inte är akuta får vänta och lägenhetsvisningar ställs in.
Vad kan du som hyresvärd göra redan nu?
Tydlig och enhetlig kommunikation
I kris är en av de viktigaste åtgärderna att man har en tydlig kommunikation som informerar och minskar den oro som uppstår. Här finns många möjligheter att nå ut i många kanaler med information snabbt. Med hjälp av fastighetssystemets meddelandetjänst kan du skicka ut viktig information antingen till webben och Mina Sidor, via sms eller via e-post. Det gör det möjligt att snabbt och brett nå ut med enhetlig information från ett och samma system. Genom att dessutom koppla digitala trapphustavlor till samma system får du möjligheten att snabbt informera boende om exempelvis ändrade kontaktvägar till kundtjänst, status på reparationer eller instruktioner om hur smittspridning kan undvikas för att ge några exempel.
Automatisera enkla processer
Något som är till stor hjälp när det fysiska mötet begränsas är automatisk uthyrning av lägenheter, parkeringsplatser och lokaler. Hela processen från att anmäla intresse av ett objekt till avtalsskrivning sker helt digitalt med hjälp av bank-id. Har du dessutom installerat digitala lås i fastigheten kan kunden få tillträde till sin lägenhet helt på distans.
Digital besiktning
Hur löser du reparationer och besiktningar utan fysiska möten? Ett sätt är att avtala en tid när fastighetsteknikern får tillträde till lägenheten. En besiktning kan sedan utföras via en mobilapp kopplad till fastighetssystemet där bilder på eventuella skador kan läggas in och besiktningsprotokollet checkas av. Detta kan sedan fastighetsskötaren skicka digitalt till hyresgästen för godkännande. Eventuella kostnader läggs automatiskt in på slutavin.
Alla kan göra något för att hjälpa
Som ett värmande avslut på denna artikel skulle vi vilja berätta om några av de fantastiska initiativ några av våra kunder tagit för att hjälpa sina boende.
Örebrobostäder vill hjälpa stadens småföretagare som står inför en akut situation. De ger därför två månadsfria hyror till utsatta företagare som står i en svår och oöverblickbar ekonomisk situation.
ByggVesta ger sina hyresgäster möjlighet att anmäla till Connect@ByggVesta. Där matchar man ihop de som är isolerade med frivilliga personer som vill hjälpa till att handla mat eller gå till apoteket. Gensvaret har varit enormt!
Vätterhem har skapat konceptet Home service där alla hyresgäster över 70 år kan få hjälp med inköp av livsmedel och sophantering. Ett annat alternativ är att en frivilligorganisation ringer och frågar hur det är.
Slutligen skulle vi vilja tipsa om att du som fastighetsägare passar på att se över vilka processer ni i dagsläget har som skulle kunna automatiseras eller digitaliseras. Låt de förändringar som sker bli en möjlighet för er att tänka nytt för framtiden. Vi hjälper dig gärna om du vill veta mer eller diskutera idéer med oss.
