"Det vi föll för hos Momentum var framför allt användarvänligheten. "
På allmännyttiga Fristadbostäder jobbar endast tre personer på den administrativa avdelningen. Mitt under pandemin bestämde de sig för att byta fastighetssystem från Incit Xpand till Momentum Fastighet. Vi har pratat med ekonomiansvarig Ann-Charlotte Andersson.
Fristadbostäder, eller Fribo som bostadsbolaget kallas i dagligt tal, förvaltar drygt 600 hyresrätter som är belägna norr om Borås stad. När fastighetssystemet skulle bytas sommaren 2020 var det viktigt att implementeringen kunde komma i gång så snabbt som möjligt.
– Eftersom vi är så få på kontoret har vi nära till beslut, berättar Ann-Charlotte Andersson. Hon har jobbat på Fribo sedan 2015 då hon lämnade bankvärlden för att ta sig an rollen som ekonom på det kommunala bostadsbolaget.
– Att byta fastighetssystem är inte gjort i en handvändning, men vi bestämde oss relativt snabbt för Momentum. Alla system vi tittade på kunde erbjuda ungefär samma saker. Det vi föll för hos Momentum var framför allt användarvänligheten.
Tre dagar att sjösätta
Arbetet med att byta fastighetssystem skedde helt digitalt under en höst som präglades av pandemi och restriktioner. I december skickades första hyresavin ut genom Momentum Fastighet.
Ann-Charlotte Andersson var ensam på kontoret vid driftsättningen.
– Tidigare när vi har gjort implementation av fastighetssystem har vi haft folk på plats under flera dagar i slutskedet, men jag var faktiskt själv på kontoret den här gången. Min kollega hade corona. Totalt tog det tre dagar att sjösätta systemet, men det föregicks givetvis av ett rejält förarbete.
Några utmaningar?
– Utmaningen är alltid själva bytet och att få med sig fastighetsskötarna som hellre är ute på fältet än jobbar med administration. Det finns också en risk att historik tappas bort. Jag som har jobbat på bank rekommenderar att du har både hängslen och livrem på dig när data ska överföras. Dubbel eller trippelkolla att alla hyresgäster och objekt är med.
Fler tips till andra som ska byta fastighetssystem?
– Oavsett vilket system du har innan så är det bra att rensa i det systemet. Se över hur filerna som går att exportera ur systemet ser ut. Incit Xpand hade exempelvis många filer som bestod av tomma kolumner och halvrader som behövde tas bort.
Eldrivna verktyg i förvaltningen
I flera år har det övergripande målet varit att bli så energieffektiva som möjligt. Fribo som är med Allmännyttans klimatinitiativ satsar på att bli fossilfria senast 2030.
Fokus under den här hösten är att förbättra arbetet med ronderingar. Även beslutsstödet Momentum BI kommer att kopplas på. Det ska användas till att visualisera och dra slutsatser från den enorma datamängd som samlas i fastighetssystemet.
– Vi jobbar kontinuerligt med hållbarhet och använder mycket eldrivna verktyg i förvaltningen. Solceller installerar vi alltid där det är möjligt. Senaste satsningen är att vi installerat automowers på flera områden i stället för att köra gräsklippare som går på fossilt bränsle.
Fastighetsbranschen digitaliseras i snabbt takt och ett bolag som ligger i framkant gällande automatiserade avläsningar är Kopparstaden. Varför borde alla införa automatiska avläsningar och vad är det bästa sättet att komma i gång?
