"Förr gjordes uppgraderingar av systemet en gång per år. Det tog en hel dag och systemet var nedstängt, berättar Maja. Nu får jag bara ett meddelande att ”det är uppdaterat” – tack! "
I april 2019 bytte bostadsföretaget Förbo från den gamla versionen av fastighetssystemet till helt webbaserade Momentum Fastighet. Fördelarna med en molntjänst är många, alltifrån att slippa lägga tid på uppgraderingar till friheten att kunna arbeta från vilken plats som helst. Beslutet drevs av IT-ansvarig Maja Bergström som ville skapa en modern och framtidssäkrad IT-miljö med användarvänliga molnbaserade system.
I takt med att många vant sig vid att handla, utföra ärenden och konsumera underhållning online ökar också förväntan på att digitala arbetsverktyg ska vara snabba, enkla och lättillgängliga.
Förbo har cirka 6000 bostäder i de fyra kommunerna Härryda, Mölndal, Lerum och Kungälv.
Maja Bergström kom till företaget 2016 som IT-ansvarig och är en av runt 65 anställda. Det första hon gjorde på Förbo var att dra igång en omstöpning av företagets IT-miljö från windowsbaserade applikationer till snabba och smidiga molntjänster. Först att bytas ut var de vanliga kontorsprogrammen men snart vändes blickarna även mot fastighetssystemet.
Omodern känsla och dyra uppgraderingar
Den windowsbaserade version av fastighetssystemet som Förbo arbetat i fram till våren 2019 upplevdes som omodern och långsam. Månadens avisering startades i samband med lunch eftersom processen tog närmare en timme och ingen fick arbeta i systemet under tiden. Uppgraderingar skedde en gång per år och var ett stort och dyrt projekt. Det var också svårt att göra egna ändringar i systemet eftersom det mesta krävde insatser från konsulter.
Maja började tillsammans med företagets interna upphandlare undersöka vilka möjligheter som fanns att förnya fastighetssystemet. Momentum hade släppt den nya webbaserade versionen Momentum Fastighet som levererades som molntjänst. Eftersom Förbo var nöjda med samarbetet med Momentum som leverantör valde man ganska snabbt att gå vidare och uppgradera till den nya versionen.
Snabbt och effektivt projekt med digitala verktyg
Projektet inleddes på våren 2019 och omfattade förutom fastighetssystemet integrationer mot främst Business Intelligence- och ekonomisystemet. Kommunikationen mellan Förbos och Momentums team sköttes till största delen genom digitala verktyg som Projectplace och Teams. Det gjorde att man snabbt och effektivt kunde lösa de problem som uppstod och slapp långa konversationer via e-post där uppgifter riskerade att falla mellan stolarna.
När man startade systemet första dagen var det mesta på plats och personalen hade fått utbildning i den nya miljön. Däremot saknade man utbildning som relaterade mer direkt till de dagliga uppgifter personalen utför; sätta upp ordrar, avrapportera och slutföra. Det har man löst genom att låta de team som snabbt tog till sig det nya systemet lära dem som känt sig osäkra och inte utnyttjat systemet till fullo.
Den största utmaningen att få med alla på tåget
Det är också förändringsarbetet som varit den största utmaningen enligt Maja Bergström. Även om man tidigt involverade interna ambassadörer på varje kontor och alla hade tillgång till det nya systemet i testmiljö, har det varit en utmaning att få alla att använda systemet som tänkt. Människor är olika förändringsbenägna och den största utmaningen har därför inte varit det tekniska projektet utan att få med hela organisationen i den förändring ett systembyte medför.
Fler tycker att det är roligare och enklare i det nya systemet
Nu när systemet varit igång under ett drygt år ser Maja stora förändringar i hur man arbetar.
I och med den nya modulen – ”Allmänt ärende” – kan användare fritt skapa upp olika ärenden kopplade till valfritt objekt. Den flexibiliteten har gjort att Förbo kunnat avsluta sitt externa ärendehanteringssystem och istället samla allt i fastighetssystemet. Det är effektivare både för att spara kostnader och underlätta kommunikationen mellan medarbetarna, eftersom alla numera arbetar i ett och samma system.
Eftersom Momentum Fastighet också är snabbare sparar man tid genom att man helt enkelt hinner göra mer. De aviseringar som tidigare tog en timme går nu på ett par minuter.
Fler tycker att det är roligare och enklare att arbeta i det nya systemet vilket inte minst märks på hur mycket mer meddelandetjänsten används. Den fanns även i den tidigare versionen men var dels svårare att arbeta med, dels saknades möjligheten att skicka riktade meddelanden till mindre grupper eller enskilda hyresgäster.
– Min mobilräkning är enorm numera, säger Maja med ett skratt. Men det är det värt! Personalen älskar det och vi kan ge bättre service till kunderna.
Automatiska uppdateringar sparar både tid och pengar
När det gäller tekniken så innebär den nya molntjänsten att man inte längre ansvarar för att drifta och uppgradera systemet. Uppdateringar sker numera automatiskt månadsvis utan vare sig avbrott eller inblandning från Förbo själva.
– Förr gjordes uppgraderingar av systemet en gång per år. Det tog en hel dag och systemet var nedstängt, berättar Maja. Nu får jag bara ett meddelande att ”det är uppdaterat” – tack!
Den nya versionen är också helt annorlunda när det kommer till möjligheten att konfigurera systemet. Förbo kan konfigurera i stort sett allt själva, det är oftast bara om större mängder data ska föras in i systemet som man kontaktar Momentum. Då läggs en order från supporten och sedan scriptas informationen in i systemet. Snabbt och enkelt.
– Skillnaden mellan versionerna när det gäller beroendet av konsulter är stort. Jag kan konfigurera hur mycket som helst själv i Momentum Fastighet, det är helt underbart, konstaterar Maja.
Framtiden är fortsatt utveckling
Eftersom Förbo nu har möjligheten att låta alla, från kontorspersonal till de som är ute på fältet, jobba från vilken dator som helst kommer alla att förses med laptops. Nästa steg när det gäller fastighetssystemet är att implementera nya Mina Sidor så snart de lanseras. Förbo kommer också att använda den BI-funktion som finns i Momentum Fastighet istället för att integrera mot ett externt BI-system för sin fastighetsdata.
Vad skulle du säga till andra som sitter i äldre versioner men inte bestämt sig för att uppgradera till Momentum Fastighet ännu?
– Jag skulle säga ”kör, vad väntar ni på”? Det kommer alltid att finnas medarbetare som inte vill ha förändring men man kan inte stanna utvecklingen. Det är också viktigt att se till att alla chefer är med på tåget så att allt inte kommer från IT-avdelningen. Med ett positivt ledarskap med ambassadörer som tycker att det här är kul kommer det att bli mycket enklare.
