Behandling av personuppgifter

Momentum värnar om din personliga integritet. Denna informationstext riktar sig till dig som besöker vår webbplats, är registrerad som kontaktperson hos oss eller har kommit i kontakt med någon av våra säljare. Personuppgiftspolicyn förklarar hur Momentum  samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter gentemot oss och hur du kan göra dina rättigheter gällande. Du kan alltid kontakta oss vid frågor kring integritets- och dataskyddsombud genom att skicka ett e-postmeddelande till oss på dataskyddsombud@momentum.se.

Vad är personuppgifter?

Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan kopplas till din person. Det kan vara självklara uppgifter som ditt namn eller ditt personnummer, men även uppgifter som exempelvis e-postadress eller telefonnummer. Även bilder är en form av personuppgift, om du tydligt kan urskiljas på bilden.

Behandling av personuppgifter

Med behandling menas allt som vi i Momentum gör med dina personuppgifter till exempel när vi samlar in, sorterar eller bearbetar personuppgifter.

Hur samlar vi in personuppgifter om dig?

Hos Momentum kan dina personuppgifter registreras till exempel när du ringer till oss, skickar e-post, beställer informationsmaterial, lämnar en synpunkt, fyller i kontaktformulär, registrerar ett ärende eller ett beställningsuppdrag eller när ditt företag är kund hos oss och våra företag utbyter kontaktinformation. Om du kontaktar oss via kontaktformulär eller e-post kan vi ibland komma att skicka relevant marknadsföringsinformation till dig. Vi ber dig att inte skicka integritetskänslig information till oss, särskilt inte via e-post och sociala medier, eftersom detta inte är ett säkert sätt att överföra information på. Integritetskänsliga personuppgifter är exempelvis information om etniskt ursprung, religiösa och politiska åsikter, hälsotillstånd, personnummer eller medlemskap i fackförening.

Vem har ansvaret för personuppgifterna?

Momentum är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter, eftersom vi bestämmer medlen och ändamålen med behandlingarna. Vi använder oss även av personuppgiftsbiträden, externa leverantörer, som hjälper oss med behandlingarna. Detta kan du läsa mer om under rubriken ”Vilka kan se mina personuppgifter”.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

För att Momentum ska kunna erbjuda sina tjänster och fullgöra sina åtaganden mot dig behöver vi hantera uppgifter om dig. I hela hanteringen av personuppgifter värnar vi om din personliga integritet. Nedanför finns en tabell som beskriver de syften Momentum har med sin behandling, de personuppgifter som förekommer, de rättsliga grunderna som rättfärdigar behandlingen enligt nuvarande dataskyddslagstiftning samt hur länge vi har kvar personuppgifterna. Momentum gör ingen profilering eller automatiserat beslutsfattande med dina personuppgifter, exempelvis att ett program gör beslutet utan någon mänsklig påverkan.

Ändamål med behandlingen

Personuppgifter som används

Rättslig grund

Gallringsfrist

  • Identifiering och hantering av prospekt och kunder för kontakt med våra säljare
  • Namn
  • E-post
  • Telefonnummer
  • Titel
  • Anteckningar 

 

 

  • Berättigat intresse
  • Samtycke
  • Fullgörande av förpliktelser i kontrakt
  • Så länge vi har en kundrelation med dig och du inte invänder mot behandlingen. Kundrelationen upphör ett år efter fullgörandet av förpliktelserna i kontrakt.
  • Uppgifter om prospekt behåller vi så länge vi anser att det finns ett gediget intresse för våra produkter och tjänster.
  • Nyhetsutskick till kunder samt marknadsutskick till kontakter och prospekt
  • Namn
  • E-post
  • Berättigat intresse
  • Samtycke
  • Så länge vi har en kundrelation med dig och du inte invänder eller avregistrerar dig. Kundrelationen upphör ett år efter fullgörandet av förpliktelserna i kontrakt.
  • Om du givit oss samtycke gallras uppgifter om det sker en avregistrering.
  • Hantering och kontakt av våra kunders kontakt-personer. Detta inbegriper exempelvis administration av allmänna frågor, ärenden, beställningar, anteckningar och bokningar
  • Namn
  • Titel
  • E-post
  • Telefonnummer
  • Fullgörande av förpliktelser i kontrakt
  • Fullgörande av rättslig förpliktelse
  • Informationen sparas så länge avtal gäller mellan kund och Momentum. Personuppgifter gallras när ärendet är utfört.
  • Gallring sker när kontaktperson slutar eller ber om att få bli borttagen (årlig genomgång med kund).
  • Fakturering av utförda tjänster och försålda produkter
  • Namn
  • Telefonnummer
  • E-post
  • Organisations-nummer
  • Fullgörande av förpliktelser i kontrakt
  • Berättigat intresse
  • Gallring sker i enlighet med bokföringslagens krav (personuppgifter måste bevaras i minst 7 år).
  • Personuppgifter bevaras i högst 8 år.
  • Projektadministration
  • Namn
  • Telefonnummer
  • E-post
  • Projektdokumentation
  • Fullgörande av förpliktelser i kontrakt
  • Pseudonymisering av projektaktiviteter efter 12 mån.
  • Gallring när projektmedlem slutar eller ber om att få bli borttagen.
  • Hantering av e-post
  • E-postadress
  • Uppgifter i meddelanden
  • Fullgörande av förpliktelser i kontrakt
  • Berättigat intresse
  • Arkivering av e-post efter 2 år (arkivregister).
  • Gallring av arkiv efter 3 år.
  • Hantering av jobbansökningar
  • Standardinformation i CV (exempelvis namn, personnummer, foto, adress, telefonnummer, e-post, erfarenheter, tidigare yrken etc).
  • Berättigat intresse
  • Samtycke
  • Uppgifter sparas så länge en jobbansökan är pågående.
  • Om vi ser potential i kandidaten kan vi behålla uppgifterna längre än detta under förutsättning att ditt samtycke har givits. Uppgifterna gallras i så fall efter 3 år.

Hur länge behåller vi dina personuppgifter?

Vi kommer endast att behålla personuppgifter, om det finns ett syfte med att ha kvar informationen. Vi är  dessutom skyldiga att behålla personuppgifter en viss tid enligt krav från olika författningar som exempelvis bokföringslagen.

Vilka kan se dina personuppgifter?

Dina personuppgifter är bara tillgängliga för personer som behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter. Vi överlämnar därmed inga personuppgifter om dig till marknadsföringsbolag eller liknande externa bolag med sådant syfte. Personuppgifter kan även överföras till våra driftleverantörer, som hjälper oss med IT-drift och teknisk support.  Momentum kan dessutom komma att lämna nödvändig information till myndigheter såsom polisen, skatteverket eller andra myndigheter, om vi är skyldiga att göra det enligt lag.

Var behandlar vi dina personuppgifter?

Momentum och Momentums samarbetspartners strävar alltid efter att behandla dina personuppgifter inom EES (Europeiska Ekonomiska Samarbetsområdet). Data tillhörande dina molntjänstbaserade lösningar lagras alltid i Sverige hos våra driftpartners. Uppgifter rörande exempelvis supportärenden och projekt kan dock i vissa situationer komma att överföras till, och behandlas i, länder utanför EES, eftersom en del av våra leverantörer eller underleverantörer är internationella organisationer. Momentum kommer att vidta alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter hanteras säkert och med en adekvat skyddsnivå både inom och utanför EES. Vill du veta om eller var dina personuppgifter överförs utanför EES kan du kontakta vårt dataskyddsombud på dataskyddsombud@momentum.se .

Dina rättigheter enligt dataskyddsombudsförordningen

Du har vissa rättigheter som Momentum är skyldig att iaktta under vissa omständigheter. Enligt nuvarande dataskyddslagstiftning har du nedanstående rättigheter som du kan åberopa. För att åberopa dina rättigheter kan du kontakta dataskyddsombud@momentum.se. Innan du kan åberopa någon av dina rättigheter måste du först identifiera dig. Vår personal kommer då att ställa några kontrollfrågor till dig.

Rätt till tillgång

Enligt dataskyddsombudsförordningen har du alltid rätt att få information om vilka personuppgifter som Momentum  har registrerade om dig. Om du skickar en förfrågan på dataskyddsombud@momentum.se kommer Momentum  att skicka ett registerutdrag till dig som innehåller dina personuppgifter som vi behandlar samt en text som beskriver hur vi behandlar personuppgifterna. Det kommer normalt att ta maximalt en månad innan ett sådant registerutdrag skickas till dig.

Rätt till rättelse och begränsning

Om du anser att någon personuppgift om dig är felaktig eller missvisande, kan du begära att den rättas eller används på ett mer begränsat sätt i vissa fall. Kontakta i sådana fall vårt dataskyddsombud, dataskyddsombud@momentum.se och förklara vad du anser är felaktigt och varför.

Rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”)

Du har rätten att begära gallring av dina personuppgifter som lagras av Momentum om minst ett av följande villkor är uppfyllt:

  • uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
  • behandlingen grundar sig på samtycke och du återkallar ditt samtycke
  • behandlingen sker för direktmarknadsföring och du invänder mot att uppgifterna behandlas för det ändamålet
  • du invänder mot behandling med den lagliga grunden ”berättigat intresse”, eftersom det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse
  • personuppgifterna har behandlats olagligt
  • radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
  • personuppgifterna har samlats in i samband med erbjudande av informationssamhällets tjänster (exempelvis e-tjänster, sociala medier).

Du har däremot inte rätt att få dina personuppgifter raderade ifall Momentum exempelvis:

  • behöver behandla personuppgifterna för att utföra en uppgift inom ramen för en avtalsrelation med dig
  • för arkivändamål
  • för att utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet
  • för att fullgöra en rättslig förpliktelse eller försvara rättsliga anspråk

Rätt till dataportabilitet

Du har ibland rätt att få ut dina personuppgifter i ett allmänt, strukturerat och maskinläsbart format och dessutom få dina personuppgifter förflyttad till en annan organisation (om tekniskt möjligt) ifall behandlingen grundar sig på samtycke eller på ett avtal och sker automatiserat (med IT-medel). Kontakta vårt dataskyddsombud om du vill veta mer på dataskyddsombud@momentum.se.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot Momentums behandling av dina personuppgifter och att lämna in klagomål till tillsynsmyndigheten (datainspektionen). Du kan när som helst invända mot direktmarknadsföring och då kommer Momentum att upphöra med marknadsföringen.

Kontaktuppgifter

Postadress:
Momentum Software AB
Box 333
791 27 Falun

Organisationsnummer: 556474-2103
E-post: info@momentum.se
Tel: 023-70 44 00

www.momentum.se

Vill du ha kontakt med Momentum med anledning av vår behandling av dina personuppgifter kan du skicka e-post till dataskyddsombud@momentum.se

Vill du veta mer eller har övriga frågor, välkommen att kontakta oss på Momentum.