Hos Vänersborgsbostäder har integrationen mellan Akribi och Momentum Fastighet skapat ett mer sammanhängande digitalt flöde för hanteringen av arbetsorder och fakturor. Information kan följa med mellan systemen, samtidigt som flera manuella moment försvinner.
För ett fastighetsbolag med många fakturor och arbetsorder innebär varje manuellt steg administration som tar tid. Uppgifter ska kontrolleras, information föras mellan system och fakturor kopplas till rätt arbetsorder. Vänersborgsbostäder har tillsammans med Momentum automatiserat stora delar av den processen.
Från beställning till bokförd faktura
Genom integrationen mellan Akribi och Momentum Fastighet har arbetsorder- och fakturahanteringen kopplats samman i ett automatiserat digitalt flöde, från beställning och arbetsorder till bokförd faktura och avslutad arbetsorder.
IB-numret används för att automatiskt matcha rätt faktura med rätt arbetsorder. Information om bland annat kontering, momskod, beställare, belopp och status överförs mellan systemen. När uppgifterna stämmer kan fakturan gå vidare till slutattest. Därefter skickas fakturainformation och status tillbaka till Momentum Fastighet. Det innebär att ekonomi och förvaltning får tillgång till samma information, samtidigt som behovet av manuell handpåläggning minskar genom hela processen, vilket sparar mycket tid
Automation som sparar tid
Vinsten med ett automatiserat flöde ligger inte bara i enskilda moment. När information kan föras vidare mellan systemen minskar också behovet av att manuellt flytta och kontrollera uppgifter i flera olika steg.
Det skapar förutsättningar för ett snabbare och mer kvalitetssäkrat fakturaflöde. Samtidigt minskar risken för felmatchning, felkontering och dubbelhantering, och uppföljningen av arbetsorder och fakturor blir enklare och mer transparent. Vilket skapar mer tid för analys, uppföljning och annat värdeskapande arbete.
Frigör tid för annat
När manuella moment automatiseras kan även små tidsbesparingar få stor effekt över tid. I ett grovt estimat från Momentum bedöms en process som manuellt kan ta omkring 8–15 minuter per faktura kunna minska till 1–3 minuter med det automatiserade flödet.
För ett fastighetsbolag som hanterar omkring 5 000 fakturor per år skulle det motsvara cirka 500–1 000 frigjorda arbetstimmar per år. I den övre delen av spannet är det nästan lika mycket arbetstid som en halvtidstjänst, tid som i stället kan läggas på analys, uppföljning och annat värdeskapande arbete i organisationen. Beräkningen är ett estimat, men illustrerar potentialen i att automatisera återkommande administrativa moment.
Vill du veta mer?
